<< Назад к списку статей

Моделирование процессов СМК и управление изменениями

Коновалов Сергей Михайлович Директор департамента обеспечения качества РБК СОФТ Подготовка СМК РБК СОФТ к наблюдательному аудиту на соответствие ISO 9001:2000, успешно пройденному компанией в марте 2003 года. Отработка производственных процессов и встраивание их в систему менеджмента качества, сертифицированную по ISO9000-2000.

Ключевым положением системы менеджмента качества (СМК), соответствующей требованиям стандарта ISO 9001:2000, является использование процессного подхода. Осмелюсь процитировать стандарт: "Чтобы организация функционировала эффективно, она должна идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и осуществлять их менеджмент. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях обеспечения способности преобразовывать входы (входящие элементы) в выходы (выходящие элементы), может рассматриваться как процесс". Требование идентификации взаимосвязанных видов деятельности, безусловно, подразумевает их последующую и достаточно строгую регламентацию. А в свою очередь требование стандарта по ведению документов, необходимых для эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими подразумевает наличие моделей процессов, представленных в форме, приемлемой для всех участников процессов, менеджеров среднего звена управляющих процессами и top-менеджеров, оценивающих результативность и эффективность этих процессов. Традиционно в качестве моделей процессов в документации системы менеджмента качества используются вербальные описания процессов. Для того чтобы оценить приемлемость того или иного способа формализации процессов, попробуем сформулировать требования, которые предъявляет реальная практика функционирования СМК к этим описаниям.

Модели процессов и документация СМК создается не единомоментно и не останавливается в развитии после утверждения. Такие неотъемлемые атрибуты системы менеджмента качества как постоянные улучшения (п.8.5 стандарта) обязательно влекут за собой постоянные изменения в описаниях моделей процессов, отражающие совершенствования реально протекающих процессов. Одновременно модели процессов должны находиться под управлением, как любой документ СМК. Учитывая перечисленные аспекты и опираясь на практический опыт координации работ системы менеджмента качества в компании РБК СОФТ, которая сертифицирована на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000 почти два года назад, попытаемся сформулировать требования к моделям процессов:

• Нотация описания процессов должна быть понятна всем сотрудникам организации, охваченных системой менеджмента качества.
• Описание процессов должно быть с одной стороны лаконичным, чтобы даже самые занятые участники процессов могли с ними легко познакомиться и руководствоваться в повседневной напряженной деятельности, и с другой стороны полным и достоверным.
• Необходимо чтобы процедура управления изменениями, обеспечения корректной работы с версиями моделей процессов не была настолько громоздкой, чтобы не отбивать у участников процессов желания инициировать разумные предложения по совершенствованию процессов.
• Необходимо, чтобы сама процедура управления изменениями была контролируема и управляема.

Безусловно, приведенный список нельзя считать исчерпывающим, но как показала практика функционирования системы менеджмента качества РБК СОФТ, указанные требования оказали весьма ощутимое влияние на выбор инструментария, с помощью которого выполнено моделирование процессов компании и осуществляется сопровождение этих моделей в рамках действующей СМК.

Следует сразу отметить, что изначально было принято решение об использовании для целей моделирования процессов специализированных средств автоматизации этих процессов - CASE (Computer Aided Software Engineering) - систем. В результате сравнительного анализа, в котором рассматривались системы: BPWin, Rational Rose, ARIS, предпочтение в конечном итоге было отдано ARIS.

Архитектура CASE-систем основана на парадигме "методология - модель - нотация".

Методология структурного анализа (используемая в ARIS-е) представляет методы и средства для исследования структуры и деятельности организации, определяет основные принципы и приемы использования моделей.

Модель - это совокупность символов (вербальных, математических, графических и т.п.), которая адекватно описывает некоторые свойства моделируемого объекта и отношения между ними.

Нотации - система условных обозначений, принятая в конкретной модели.

Методология ARIS предполагает определенный подход к формализации информации о деятельности организации. В частности, модели ARIS могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности предприятия, разработки и сопровождения системы менеджмента качества.

Преимущества методологии ARIS:

• возможность рассматривать объект с различных точек зрения; разные уровни описания, обеспечивающие поддержку концепции жизненного цикла системы;
• богатство методов моделирования, отражающих различные аспекты исследуемой предметной области, позволяет моделировать исследуемую систему с различных точек зрения;
• единый репозиторий: все модели и объекты создаются и хранятся в единой базе проекта, находятся под единым управлением; все это обеспечивает построение интегрированной и целостной модели процессов организации;
• возможность многократного применения результатов моделирования; накопленное корпоративное знание обо всех аспектах деятельности организации служит базисом анализа актуального состояния процессов и выработки путей совершенствования их.

На слайдах со 2 по 6 представлены фрагменты моделей описания процессов компании РБК СОФТ, поддерживающие функционирование системы менеджмента качества.

Особенно привлекательным в системе ARIS с точки зрения приложения ее для моделирования процессов в СМК, является наличие функциональности по управлению изменениям. Не секрет, что моделирование бизнеса только тогда является эффективным, когда построенные модели адекватно описывают процессы. Однако адекватность достигается не сразу. Кроме того, сами процессы совершенствуются и изменяются. Поэтому модели процессов нуждаются в постоянном совершенствовании. Модуль управления изменениями ARIS реализует механизм сбора, хранения, учета и обобщения предложений по улучшению объектов и моделей. Предложения об изменениях и усовершенствованиях регистрируются в специальной форме (слайд 7). Механизм улучшения может быть запущен, если все участники процесса (пользователи моделей) смогут вводить свои предложения по совершенствованию непосредственно в базу данных ARIS. Предложения собираются директором по качеству, который, консультируясь с владельцами процессов, принимает решение о назначении ответственных за конкретные изменения, назначает сроки их выполнения и контролирует действенность изменений через механизм аудитов изменений. На слайде 7 также представлена форма управления изменениями, в которой фиксируются мероприятия по изменениям и сроки их реализации.

В заключении хотелось бы отметить, что использование средств автоматизации моделирования процессов с СМК РБК СОФТ, и управления изменениями позволило существенно сократить трудоемкость отслеживания этих изменений, и обеспечение актуальности описаний процессов.

<< Назад к списку статей
<< Наверх