ПОРТАЛ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКИ МАЛОГО И СРЕДНЕГО ПРОИЗВОДСТВЕННОГО БИЗНЕСА    
 ВХОД В СИСТЕМУ
Вход для зарегистрированных пользователей системы 
Логин 
Пароль 
 Забыли пароль?       
Регистрация
 
Инструкция по работе с системой

Национальное партнерство развития субконтрактации

 УСЛУГИ
ПОИСК ПАРТНЕРОВ 
ЦЕНТР КЛАСТЕРНОГО РАЗВИТИЯ 
НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 
 ВЫСТАВКИ, МЕРОПРИЯТИЯ
ВЫСТАВКИ 
КОНФЕРЕНЦИИ 
 РАССЫЛКА NEWCONTRACTING.RU
 Все для промышленного предприятия.
 Снабжение и сбыт.

 
 РЕКЛАМА НА САЙТЕ
 ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ
Центр субконтрактации при Воронежской ТПП
 ВАШЕ МНЕНИЕ
Как Вы относитесь к обязательной вацинации?
 За
 Против
 Затрудняюсь ответить
Предложите опрос
 ГЛАВНАЯ   СУБКОНТРАКТАЦИЯ   РЕГИОНАЛЬНЫЕ ЦЕНТРЫ   О ПРОЕКТЕ   БИРЖА СУБКОНТРАКТОВ   СТАТИСТИКА САЙТА 
 ВЫДЕРЖКИ ИЗ КУРСА «ВВЕДЕНИЕ В СУБКОНТРАКТАЦИЮ»

Раздел 6. Участие в выставке, как инструмент для установления отношений с Контракторами

Проведенные исследования, показывают, что значимость специализированных выставок по отношению к другим выставкам непрерывно растет. Расходы экспонентов, связанные с участием в торговых ярмарках, составляют примерно 10% всех средств, выделяемых ими на связи с другими предприятиями, причем эти расходы за последние время увеличились на 39%. Создание единого европейского рынка, несомненно, приведет к дальнейшему увеличению относительной значимости выставок в стратегических планах компаний.

Посетители тратят время и деньги на посещение выставки и удовлетворение своего любопытства, получение сведений о продукции и новых технологиях или установление контактов. На этом мероприятии они могут немедленно получить ответы на свои вопросы и посетить ряд стендов разных компаний, а также познакомиться с огромным объемом информации за относительно короткое время.

Никогда не следует упускать из виду, что посетитель является потенциальным новым деловым партнером и что может быть он проехал полмира, чтобы посетить выставку, а в некоторых случаях и встретиться с вами.

Исследования показывают, что:

  • 70% посетителей пришли на выставку, чтобы найти новых потенциальных поставщиков;
  • 69,6% пришли, чтобы обновить свои сведения о ситуации на рынке;
  • 44,3% пришли с целью установить контакты, ведущие к деловому партнерству;
  • 43,4% пришли в поисках конкретной информации, необходимой при подготовке оценок;
  • 34,9% пришли, стремясь найти решение конкретной проблемы.

Это означает, что посетитель ожидает видеть на вашем стенде специалиста, компетентного в техническом и коммерческом отношении. В случае международной выставки важно, чтобы персонал владел, по меньшей мере, двумя языками, соответственно, и документация должна быть на нескольких языках.

Хотя, в общем, ожидания посетителей от выставок оправдываются, тем не менее, мы регулярно слышим многочисленные жалобы на трудности, испытываемые посетителями при общении с персоналом на стендах. Однако, основная проблема, на которой следует остановиться и которая дает основной повод для критики и недовольства части посетителей, несомненно, состоит в несоразмерно малой эффективности продолжения сотрудничества после выставки, как в отношении быстроты, так и качества обмена информацией. Можно выделить два соображения, учитываемые при выборе выставки: каким выставкам отдать приоритет?

  • Выставкам, специализирующимся на определенном секторе промышленности, т.е., имеющим вертикальную структуру, или общим выставкам?
  • С другой стороны, в каких выставках лучше принять участие: в региональных, национальных или международных?

При ответе на первый вопрос необходимо учитывать два фактора. Производитель, работающий в конкретном промышленном секторе (автомобильная или металлообрабатывающая промышленность) часто старается принять участие в специализированной выставке, связанной именно с данным сектором (например, АВТОСАЛОН или МЕТАЛЛ-ЭКСПО). Однако, очевидно, что, с одной стороны, поскольку покупатели на этих выставках одновременно являются и экспонентами, они не особенно заинтересованы в ограничении области продаж своей продукции, с другой стороны диверсификация является лучшей стратегией, обеспечивающей выживание предприятия. Отсюда мы бы рекомендовали посещать специализированные выставки, на которых, во-первых, производители рассматривались бы как равноправные участники наравне с другими экспонентами (а не приписывались бы к какой-нибудь периферийной подсекции) и, во-вторых, они имели бы возможность встречаться с другими потенциальными заказчиками с целью диверсификации своей деятельности.

Что касается решения вопроса о том, выставку какого уровня (регионального, общероссийского или международного) выбрать, здесь требуется внутризаводской анализ деловой политики и ресурсов предприятия. Наличие ресурсов для участия в выставках нельзя недооценивать, но нельзя и переоценивать. Например, предприятию не имеет смысла участвовать в международной выставке, если оно не имеет возможности удовлетворить требования потенциальных заказчиков, будь то в отношении качества продукции, сроков поставки или языка делового общения. Известно, что около 60% всех сделок по промышленной кооперации осуществляется на региональном уровне. Очевидно, что этот уровень достаточен для большинства предприятий, поскольку он соответствует имеющимся у них в данный момент ресурсам. Для большинства из этих предприятий участие сразу в выставках высшего уровня является делом бессмысленным и бесполезным.

Получение начального опыта участия в выставках регионального уровня дает предприятию дополнительную пользу в виде разработки средств для оценки выставочной деятельности и, следовательно, получения возможности неспешно готовиться к более серьезным выставкам, когда придет для них время.

Кроме того, следует иметь в виду, что одновременно может проходить несколько важных выставок разного уровня.

Все сказанное означает, что прежде чем выбрать, в какой выставке следует принять участие, необходимо выработать реалистичную и точную коммерческую стратегию. Это сложная задача, за решение которой берутся не многие предприятия, и которая требует много времени, профессионализма и, следовательно, вложения капитала. Когда стратегия выработана, перед производителем открывается панорама множества выставок, из которых предстоит выбирать. Если выбран региональный уровень, то относительно просто получить нужную информацию из Internet или от коллег, знающих о выставке по собственному опыту участия в ней в предыдущий период. В случае выставки в другой стране, прежде чем принимать решение об участии необходимо предварительно посетить ее, чтобы оценить возможных заказчиков и качество проведения выставки, а также лучше подготовиться к представительским функциям, с учетом культуры и обычаев рассматриваемой страны.

Практика показывает, что важно заранее подготовить точную финансовую смету участия в выставке. Преимуществом такой сметы является то, что она может использоваться в качестве ориентира, когда наступит время составлять окончательный баланс. На стадии подготовки полезно также навести справки о возможных источниках внешнего финансирования. Предоставление финансовой помощи, особенно в случае участия в зарубежных выставках, является обычной практикой торгово-промышленных палат, профессиональных ассоциаций и зарубежных торговых представительств.

При подготовке оптимальной финансовой сметы важно еще до регистрации точно узнать у организаторов, какова стоимость участия в выставке. В большинстве случаев регистрационные взносы покрывают лишь часть общих расходов, а многие позиции даже не указываются (телефоны, страховка, мебель и т.д.). Не постесняйтесь запросить у организаторов полный список всех этих расходов, поскольку они зачастую в сумме превышают затраты на аренду выставочных площадей. В том же духе с самого начала должны быть включены расходы на транспорт и размещение, а также составлена финансовая смета на рекламную кампанию перед выставкой – пункт плана подготовки, к которому мы вернемся позже.

Чем большая часть этих расходов будет известна заранее, тем проще будет получить лучшие услуги за лучшие цены, вот почему период планирования должен охватывать, по меньшей мере, 6 месяцев, чтобы правильно распределить во времени разные этапы подготовки и обеспечить их качественное выполнение.

Когда решение об участии в выставке принято, и финансовая смета составлена, персонал предприятия следует максимально широко задействовать в подготовке. Здесь можно использовать одну из функций выставки, которой часто пренебрегают – интенсификацию внутренних контактов. Благодаря участию предприятия в международной выставке очень легко улучшить имидж предприятия среди своих же сотрудников.

Необходимо распределить обязанности между подразделениями организации:

  • Первым шагом является назначение ответственного за выставку, обязанностью которого является координация всех действий до, во время и после выставки;
  • Коммерческий отдел несет ответственность за сбор всей необходимой информации на местном рынке и ее использование;
  • Технический отдел должен выбрать продукцию, которая будет представлена на выставке;
  • Отдел маркетинга, если таковой имеется, должен работать над мероприятиями по продвижению товара и готовить соответствующую документацию;
  • Административный и финансовый отделы должны заниматься формальными аспектами подготовки и, в частности, уделить особое внимание юридическим и страховым аспектам документов, связанных с участием в выставке. Собранные вместе, эти документы составляют контракт, и, следовательно, все возможные последствия должны быть просчитаны до подписания контракта.

Все современные выставки предоставляют широкий спектр услуг, многие из которых неизвестны экспонентам или ими недоиспользуются. Поэтому следует запросить у организаторов выставки полный список их услуг. Некоторые услуги обычно бесплатны (услуги прессы, бронирование номеров в гостинице, часть рекламных материалов), а за другие надо платить (аренда шкафа для хранения документов, телефоны и т.п.). Эти услуги следует проанализировать, насколько они необходимы экспоненту.

В любом случае важно установить контакт непосредственно с организаторами, т.к. это хороший способ не только проверить их профессионализм, но и представить себя, что может быть полезным, например, если возникнут проблемы с оформлением стенда в выставочном зале.

В этом отношении очевидно, что известность компании - организатора является дополнительной гарантией качества и серьезности мероприятия, поскольку солидные компании - организаторы международных выставок обладают признанными организационными секретами и ресурсами, позволяющими надлежащим образом проводить международные кампании, и они не могут позволить себе рисковать своим имиджем, давая вовлечь себя в операции с непредсказуемыми последствиями.

Очень часто еще до реального появления на месте событий, зарегистрировавшись для участия в выставке, предприятия стремятся сосредоточиться исключительно на решении множества возникающих проблем материально-технического обеспечения. Это в корне неправильный подход. Главное, на чем предприятие должно сосредоточить свои усилия за три месяца до открытия выставки, - рекламная деятельность, связанная с его участием в выставке. Вы не должны занимать пассивную позицию по этому вопросу и просто ждать, когда организатор развернет рекламную кампанию в ваших интересах. Это особенно верно в случае международных торговых ярмарок, на которых экспоненты могут затеряться среди сотен других компаний и где им особенно необходимо привлечь заказчиков на свой стенд. Деятельность должна быть сосредоточена в трех направлениях:

  • Прежде всего, информация в прессе с использованием услуг, предоставляемых организаторами, где вы можете и должны разместить сведения о своей компании. Обычно у организаторов можно получить список журналистов, которые будут освещать выставку, и, воспользовавшись списком адресатов, вы можете пригласить журналистов на встречу. Это бесплатное и обычно очень эффективное мероприятие.
  • Далее, хорошим ходом является приглашение всех ваших заказчиков на выставку, поскольку выставка предоставляет идеальную возможность развить отношения с заказчиками за очень короткое время и в условиях, которые обычно более благоприятны, чем на предприятии.
  • Наконец, абсолютно необходимо, чтобы экспоненты провели работу по подбору потенциальных заказчиков и подходов к ним, используя собственный список или список, составленный из данных, содержащихся в информационных материалах организаторов, с целью определения, совместно с организаторами, профессиональных групп, с которыми экспоненты хотели бы встретиться.

Оформление стенда - это вещественная часть вашего участия в выставке, включающая в себя занимаемую площадь и то, что на ней стоит. Эта строка в финансовой смете может изменяться в самых широких пределах. Если экспонент участвует в выставке впервые, советуем выбирать более экономичные решения для арендуемых площадей (стандартные стенды). Имея первый опыт участия в выставке, всегда можно приспособить стенд и способ подачи экспонатов под ожидаемые требования посетителей и согласно вашим собственным коммерческим вкусам.

В любом случае, конструкция стенда и способ его использования должны соответствовать вашим целям:

  • Сделать присутствие организации заметным;
  • Провести маркетинговую кампанию наилучшим образом (создать достойный имидж организации);
  • Представить в наилучшем свете продукцию предприятия;
  • Способствовать прямым контактам, встречам и дискуссиям.

Никогда не следует забывать, что стенд является одним из самых главных инструментов для установления контактов и, следовательно, он должен быть спроектирован так, чтобы не только создавать имидж предприятия, соответствующий его традициям, но и привлекать посетителей. К оформлению предъявляется требование пробуждать любопытство при минимальном числе вывесок и плакатов, которые должны использоваться с максимальной эффективностью. Короче говоря, акцент должен быть сделан на профессиональном аспекте деятельности предприятия, а не эстетических качествах стенда. Следует также помнить, что посетитель, которого Вы персонально пригласили на свой стенд площадью 12 кв.м., имеет, в среднем, только 4 секунды, чтобы взглянуть на ваш дисплей.

Сама выставка является самым коротким, но наиболее критичным этапом вашего участия в выставке. Следовательно, все должно идти по плану, совершенно обязательными являются регулярные краткие инструктивные совещания с персоналом, обслуживающим стенд, поскольку они дают возможность отметить имеющиеся проблемы и сделать выводы из них на будущее.

Перед открытием выставки необходимо полностью проверить наличие и/или готовность:

  • стендистов;
  • выставочных образцов;
  • информационных табличек;
  • документации;
  • освещения;
  • телефона;
  • визитных карточек;
  • продуктов и напитков;
  • вешалок;
  • аудио- видеоаппаратуры;
  • анкет для заполнения посетителями (очень важно!).

Качество приема нужных посетителей - очень важный фактор, который может сильно повлиять на имидж компании и, следовательно, ее репутацию и товарооборот. Важно научиться почти моментально определять, с какой целью человек подошел к стенду:

  • Для решения конкретной проблемы;
  • Мимоходом;
  • Получить какую-либо информацию.

Важно, чтобы стендисты хорошо умели принимать посетителей, имели коммерческую жилку и были технически компетентны.

Руководство компании должно планировать свое появление на выставке так, чтобы оно могло встретиться с наиболее важными посетителями в условленное время. Интересно также выяснить, когда будет обход выставки организаторами при ее открытии и, может быть, попросить их остановиться около вашего стенда. В этом случае хорошо, если удастся сделать снимок на память, его затем можно использовать как хороший рекламный материал.

Нельзя никогда забывать, что некоторые посетители могут быть вашими непосредственными конкурентами и, следовательно, при первой встрече необходимо соблюдать определенную осторожность.

Демонтаж выставочной экспозиции является важной операцией, ответственность за которую несет исключительно компания – экспонент. При этом следует строго соблюдать следующий порядок:

  • Назначить человека, ответственного за демонтаж;
  • Получить инструкции по демонтажу от организатора;
  • Немедленно упаковать изделия, которые рискованно оставлять открытыми;
  • Проверить, достаточно ли имеется на месте помощников;
  • Вернуть арендованный реквизит;
  • Проверить, чтобы тара, имеющаяся на стенде, была возвращена;
  • Проверить, чтобы вся упаковка была надлежащим образом промаркирована;
  • Анкеты посетителей должен забрать персонально человек, ответственный за выставку;
  • Проверить, подготовлены ли необходимые транспортные средства.

Когда выставка завершена, большинство экспонентов считает, что основная работа закончена. Все как раз наоборот. Ключом к успеху является реализация результатов, достигнутых в ходе вашего участия в выставке. Контакты, которые были установлены на выставке, реализуются за период, в среднем, от 3 до 12 месяцев после выставки. Посетители, с которыми вы встречались на выставке, рассматривают множество возможностей и, в свою очередь, имели множество других контактов.

Оперативность реагирования на запросы после выставки и качество отправляемых документов могут создать совершенно разное впечатление о вас. Кроме того, сразу после выставки самое время извлечь нужные уроки и, следовательно, подготовиться к успешному участию в следующей выставке.

Совещание по разбору полетов с участием всей команды, работавшей на стенде, должно проводиться в срок до 15 дней после закрытия выставки, пока нужная информация еще сохранилась в памяти участников. Подробный отчет должен готовиться после этого совещания, 3-6 месяцев спустя, он послужит основой для более детальной оценки результатов, а также для подготовки участия в следующей выставке.

На больших предприятиях хорошей традицией является проведение совещания руководящего состава, чтобы проинформировать его о принципиальных уроках и первых результатах выставки.

Анкеты посетителей должны быть пущены немедленно в дело, начиная с обновления баз данных заказчиков и потенциальных заказчиков.

В течение 15 дней должны быть отправлены также и персональные письма вежливости. Задача состоит в том, чтобы люди, с которыми вы встречались на выставке, не забыли о вашей компании, и в то же время проявили терпение, ожидая, пока они получат информацию, которую, возможно запросили от вас, если подготовка и отправка этой информации требует дополнительного времени.

Второе, более подробное письмо с конкретными ответами на заданные вам вопросы необходимо отправить как можно скорее.

Примерно через три недели после второго письма следует запланировать телефонный разговор с целью проверки, получено ли ваше послание. Это даст возможность условиться с вашим потенциальным клиентом о встрече.

Информация, собранная на выставке, дает вам возможность проанализировать мнения посетителей о вашем предприятии, а также обобщить всю информацию, собранную вами о конкурентах.

Точный заключительный баланс результатов выставки не может быть правильно составлен раньше 12 месяцев после выставки. Это тот срок, когда можно сделать точный анализ соотношения цена / результаты по итогам участия в выставке.

Однако следует всегда помнить, особенно, когда выставка проходит за рубежом, что деловая стратегия обычно рассчитывается, по меньшей мере, на средний срок, поэтому нереалистично ожидать результатов сразу после первого года. При отсутствии за это время явных результатов также преждевременно ставить вопрос о бесполезности вашего участия в таких выставках.

 
на 26.08.2023
USD94.7117+0.3110
EUR102.2586-0.2133
E/U1.0797-0.0058
БВК98.1078+0.0751
Все валюты
ПОГОДА
Россия, Московская обл., Москва
днем
ночью

(прогноз)
Погода в России и за рубежом
 ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
 
2003 - 2025 © НП "НПРС"
Правила републикации
материалов сайтов
НП "НДП "Альянс Медиа"

Политика конфиденциальности